Nota sulla privacy dei dipendenti

Nota sui dati personali

Questa nota fornisce informazioni sul trattamento dei dati personali da parte di VOLVO.

L'azienda del Gruppo Volvo di cui fate parte ("VOLVO") è detentrice e responsabile dei vostri dati personali ottenuti da voi e dalle altre fonti descritte di seguito. Responsabile significa che è VOLVO che decide in merito allo scopo e ai mezzi per il trattamento dei dati personali. VOLVO è responsabile del trattamento dei dati personali che vi riguardano in base alle leggi e ai regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati. Il trattamento dei dati personali da parte di VOLVO è necessario per quanto riguarda la vostra posizione lavorativa presso VOLVO. Per eventuali domande sul trattamento dei dati personali, contattare il responsabile della protezione dei dati VOLVO.

 

VOLVO può elaborare tutte o una parte delle seguenti categorie di dati personali. Non è necessariamente in questo modo che VOLVO elaborerà tutti i dati elencati di seguito. Gli esempi forniti per ciascuna categoria sono a titolo esemplificativo e non esaustivo.

 

Dati individuali, quali nome, data di nascita, numero di sicurezza sociale (o equivalente), genere, nazionalità, lingua preferita, stato civile, fotografia

Dati organizzativi, quali numero del dipendente, descrizione delle mansioni, posizione, luogo di lavoro, business unit, dipartimento, manager, referenti diretti

Dati di contatto, quali indirizzo lavorativo e privato, indirizzo e-mail, numero di telefono

Dati su compensi e benefit, quali salario, revisioni salariali, deduzioni fiscali, informazioni pensionistiche, informazioni bancarie

Dati amministrativi dell'impiego, quali contratto di lavoro e altri accordi tra l'utente e VOLVO, candidature o altri moduli quali congedo parentale, informazioni sulla data di assunzione e di fine del rapporto

Dati sugli orari, quali orario di lavoro, tempo lavorato, ferie, congedi (congedi parentali, per malattia ecc.)

Dati di appartenenza sindacale, se applicabili e pertinenti

Dati relativi alla sicurezza, quali schede e diritti di accesso e loro uso

Dati relativi a salute e sicurezza, quali informazioni sui congedi per malattia, programmi di riabilitazione, incidenti sul lavoro, esami medici

Dati di produzione/riparazione/assistenza, quali il monitoraggio e la registrazione di attività eseguite dall'utente in relazione alla produzione, alla manutenzione, alla riparazione o all'assistenza su veicoli.

Dati relativi a performance e valutazioni, quali valutazioni, giudizi e record disciplinari, se presenti

Dati di competenza, quali documentazione degli studi e attività di formazione

Dati amministrativi relativi ai viaggi, quali informazioni sui viaggi di lavoro, dettagli di prenotazione, numero di passaporto, numero di carta di credito aziendale, fatture e indennità di viaggio

Dati relativi a supporto e helpdesk, quali questioni poste dall'utente/dal suo manager/dalle Risorse Umane concernenti l'impiego dell'utente o apparecchiature IT o supporto forniti all'utente in relazione allo stesso

Dati correlati all'IT, quali ID utente, password, dettagli di accesso ma anche dati e log relativi all'uso delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di VOLVO nel rispetto delle policy IT di VOLVO, come applicabile di volta in volta

 

In particolare si precisa che i dati relativi all'appartenenza sindacale e alcuni dati relativi a salute e sicurezza sono considerati dati sensibili ai sensi delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e saranno trattati con particolare attenzione. In particolare si precisa che i dati sensibili devono essere trattati solo in caso di obblighi legali, previa autorizzazione tramite contratti collettivi di lavoro e/o tramite consenso esplicito.

 

Si noti inoltre che determinati dati (ad esempio numero veicolo/telaio, segnali ecc.) vengono generati dai veicoli in modo automatico in caso di uso di prodotti di proprietà di Volvo, ad esempio un camion. VOLVO tuttavia non utilizza tali dati salvo che per attività di test, risoluzione di problemi di qualità o a scopo di sviluppo di prodotti. La presente sezione non fa riferimento alle vetture aziendali.

 

VOLVO può inoltre trattare un numero limitato di dati personali (nomi e dettagli di contatto) di persone indicate dall'utente come referenti che devono essere contattati da VOLVO in caso di emergenza. In alcuni paesi possono essere elaborati anche i dati del parente più prossimo per fini collegati ai benefit e/o a disposizioni delle leggi sul lavoro.

VOLVO elaborerà i dati personali dell'utente sulla base dei motivi legali indicati di seguito (ulteriori informazioni sono disponibili più avanti).

 

Obblighi legali. Ad esempio, VOLVO può essere obbligata per legge a comunicare il reddito dell'utente alle autorità fiscali.

 

Obblighi contrattuali. Ad esempio, VOLVO deve elaborare i dati personali dell'utente per potergli corrispondere il salario concordato per contratto.

 

Legittimi interessi. Il legittimo interesse di VOLVO riguarda in genere la gestione delle operazioni di routine, la tutela delle strutture e delle apparecchiature di sua proprietà e il mantenimento del controllo interno. VOLVO valuta caso per caso se l'elaborazione dei dati personali può essere basata sui legittimi interessi. Ad esempio, VOLVO deve elaborare determinati dati personali per consentire l'amministrazione dei viaggi di lavoro dell'utente, caso in cui il legittimo interesse di VOLVO risiede nella gestione delle operazioni di routine; oppure, VOLVO deve elaborare determinati dati personali per esaminare lo stato delle proprie apparecchiature IT, caso in cui il legittimo interesse di VOLVO risiede nella protezione delle proprie apparecchiature.

 

In casi eccezionali ed esclusivamente laddove non possano essere applicate altre basi giuridiche, VOLVO può richiedere un consenso esplicito al trattamento dei dati personali dell'utente.

 

VOLVO elaborerà i dati personali dell'utente, come sopra esemplificato, per gli scopi generali indicati di seguito. Gli esempi forniti per ciascuno scopo sono a titolo esemplificativo e non esaustivo.

 

Amministrazione (di norma su base di obblighi contrattuali e/o legittimi interessi).

 

Consente la registrazione dell'utente nei sistemi VOLVO e l'amministrazione generale dell'impiego dell'utente presso VOLVO

 

Consente un uso corretto delle licenze

 

Consente di mantenere aggiornato l'organigramma aziendale e i registri dei dipendenti, compresa la produzione di rapporti e statistiche a uso interno

 

Consente il pagamento di salari, pensioni e altri benefit all'utente nonché la revisione salariale, compresa la produzione di rapporti e statistiche a uso interno

 

Consente il follow-up dei progetti

 

Reportistica (di norma su base di obblighi legali e/o legittimi interessi)

 

Consente la comunicazione con le autorità secondo quanto stabilito dalla legge, ad esempio con le agenzie fiscali

 

Consente di tenere traccia di orari di lavoro/congedi/ferie dell'utente, a scopo di remunerazione ma anche di fatturazione

 

Requisiti delle leggi sul lavoro (di norma su base di obblighi legali)

 

Consente l'adempimento degli obblighi di VOLVO secondo quanto stabilito dai contratti collettivi di lavoro concordati con le unioni sindacali o per legge

 

Ambiente di lavoro e sicurezza di prodotto (di norma su base di obblighi legali e/o legittimi interessi)

 

Consente a VOLVO di adempiere ai propri obblighi di fornire un ambiente di lavoro sicuro (compresi il controllo e la prevenzione di accessi non autorizzati alle strutture o alle apparecchiature di VOLVO) e ad altri obblighi relativi all'ambiente di lavoro ai sensi delle leggi in materia o dalle leggi sul lavoro

 

Consente a VOLVO di adempiere ai propri obblighi correlati alla sicurezza e alla qualità dei prodotti

 

Sviluppo dei dipendenti (di norma su base di obblighi legali e/o contrattuali e/o legittimi interessi)

 

Consente le attività relative a sviluppo/miglioramento delle competenze nonché valutazioni e giudizi sulle performance

 

Consente di svolgere e suggerire attività di studio e formazione

 

Attività legate al lavoro dei dipendenti (di norma su base di obblighi legali e/o contrattuali e/o legittimi interessi)

 

Consente l'esecuzione delle mansioni dei dipendenti, ad esempio scrivere e-mail, redigere documenti, rapporti, presentazioni, progetti ecc.

 

Consente i viaggi di lavoro

 

Consente di rispondere a domande poste dall'utente/dal suo manager/dalle Risorse Umane concernenti l'impiego dell'utente o apparecchiature/servizi IT o la fornitura di supporto necessario per lo svolgimento delle mansioni dell'utente

 

Consente il follow-up in base alle policy VOLVO, compreso il Codice di condotta del Gruppo Volvo e le policy IT di VOLVO, come applicabile di volta in volta, per garantire il rispetto di tali policy e indagare in caso di sospette attività proibite

 

Ricerca e sviluppo e risoluzione di problemi di qualità (di norma su base di legittimi interessi)

 

Consente di condurre le attività di ricerca e sviluppo correlate ai prodotti Volvo (ad esempio i camion) che prevedono l'uso di dati generati dal veicolo in caso di uso di un prodotto di proprietà di Volvo (vedere sopra)

 

Consente di risolvere problemi di qualità correlati ai prodotti Volvo (ad esempio i camion) che prevedono l'uso di dati del veicolo in caso di uso di un prodotto di proprietà di Volvo (vedere sopra)

VOLVO otterrà i dati personali prevalentemente dall'utente stesso, dal manager di questi o dalle Risorse Umane oppure da altre terze parti indicate a VOLVO dall'utente per l'ottenimento dei dati personali che lo riguardano. Alcuni dati personali possono anche essere generati in modo automatico dal sistema IT di VOLVO o equivalenti, ad esempio in occasione della creazione dell'id-utente nei sistemi VOLVO.

Di norma, VOLVO non condividerà i dati dell'utente con nessuno al di fuori del Gruppo Volvo, salvo qualora sia prescritto da leggi, normative o contratti collettivi di lavoro. VOLVO potrà tuttavia, qualora fosse necessario per adempiere allo scopo del trattamento dei dati personali, condividere i dati personali dell'utente con altre aziende del Gruppo Volvo, ivi comprese aziende al di fuori dell'UE/SEE. Volvo potrà inoltre, qualora fosse necessario per adempiere allo scopo del trattamento dei dati personali, condividere i dati personali dell'utente con fornitori terzi, compresi fornitori al di fuori dell'UE/SEE. VOLVO farà ogni ragionevole sforzo per assicurarsi che siano attuate misure appropriate per garantire livelli di protezione adeguati per i dati personali dell'utente, come stabilito dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati. Ciò può includere ad esempio l'uso di accordi interaziendali o esterni per il trattamento dei dati, basati sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o sullo scudo UE-USA per la privacy o su altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità. Per eventuali domande sul trasferimento, contattare il responsabile della protezione dei dati VOLVO.

Di norma, VOLVO conserverà i dati personali dell'utente per il periodo del suo impiego. Al termine del rapporto di lavoro, VOLVO conserverà solo i dati ritenuti necessari per l'esecuzione degli scopi per cui erano stati raccolti e solo ed esclusivamente fino al raggiungimento di tale scopo o, se oltre, per il tempo che può essere richiesto per rispettare obblighi legali locali, fiscali o di benefit o per soddisfare le normative vigenti in caso di controversia o rivendicazione reale, minacciata o preannunciata.

Avete il diritto di richiedere l'accesso ai vostri dati personali. Avete anche il diritto di richiedere a VOLVO di rettificare o cancellare i vostri dati personali o di limitare l'elaborazione degli stessi. È inoltre possibile opporsi al trattamento dei dati personali da parte di VOLVO o richiedere la portabilità dei dati. Tuttavia, VOLVO potrebbe non essere sempre obbligata a soddisfare la richiesta di cancellazione, restrizione, opposizione o portabilità dei dati. La valutazione sarà effettuata caso per caso in base agli obblighi legali di VOLVO e all'eccezione a tali diritti.

Ulteriori informazioni sui diritti degli interessati