NOTA SULLA PRIVACY PER I CONSULENTI

VOLVO tratterà tutte o una parte delle seguenti categorie di dati personali.

• Dati individuali, quali nome, data di nascita, genere, nazionalità, lingua preferita, fotografia
• Dati organizzativi, quali numero di consulenza, descrizione dei servizi, luogo di lavoro, business unit, dipartimento, manager, referenti diretti
• Dati di contatto, come sede lavorativa, indirizzo privato, indirizzo e-mail, numero di telefono
• Dati amministrativi per la consulenza, quali contratto di consulenza e informazioni sulla data di inizio e di termine dell'incarico
• Dati sugli orari, quali orario di lavoro, tempo lavorato
• Dati relativi alla sicurezza, quali schede e diritti di accesso e loro uso
• Dati su salute e sicurezza, quali informazioni relative agli incidenti sul lavoro
• Dati di produzione/riparazione/assistenza, quali il monitoraggio e la registrazione di attività eseguite dall'utente in relazione alla produzione, alla manutenzione, alla riparazione o all'assistenza su veicoli.
• Dati di competenza, quali documentazione degli studi e attività di formazione
• Dati amministrativi relativi ai viaggi, quali informazioni sui viaggi di lavoro, dettagli di prenotazione, numero di passaporto, fatture e indennità di viaggio
• Dati relativi a supporto e helpdesk, quali questioni poste dall'utente/dal suo manager VOLVO/dalle Risorse Umane concernenti l'incarico dell'utente o apparecchiature IT o supporto forniti all'utente in relazione allo stesso
• Dati correlati all'IT, quali ID utente, password, dettagli di accesso ma anche dati e log relativi all'uso delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di VOLVO nel rispetto delle policy IT di VOLVO, come applicabile di volta in volta

In particolare si precisa che alcuni dati relativi a salute e sicurezza sono considerati dati particolari ai sensi delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e saranno trattati con particolare attenzione. In particolare si precisa che i dati particolari devono essere trattati solo in caso di obblighi legali e/o consenso esplicito.

Si noti inoltre che determinati dati (ad esempio numero veicolo/telaio, segnali ecc.) vengono generati dai veicoli in modo automatico in caso di uso di prodotti di proprietà di Volvo, ad esempio un camion. VOLVO tuttavia non utilizza tali dati salvo che per attività di test, risoluzione di problemi di qualità o a scopo di sviluppo di prodotti.

VOLVO può inoltre trattare un numero limitato di dati personali (nomi e dettagli di contatto) di persone indicate dall'utente come referenti che devono essere contattati da VOLVO in caso di emergenza.

VOLVO tratterà i dati personali dell'utente sulla base dei motivi legali indicati di seguito (ulteriori informazioni sono disponibili più avanti).

• Obblighi contrattuali. Ad esempio, VOLVO deve trattare i dati personali dell'utente per rispettare l'accordo sui servizi in essere con il datore di lavoro dell'utente.

• Legittimi interessi. I legittimi interessi di VOLVO riguardano in genere la gestione delle operazioni di routine, la tutela delle strutture e delle apparecchiature di sua proprietà e il mantenimento del controllo interno. VOLVO valuta caso per caso se l'elaborazione dei dati personali può essere basata sull'equilibrio degli interessi. Ad esempio, VOLVO deve trattare determinati dati personali per consentire l'amministrazione dei viaggi di lavoro dell'utente, caso in cui i legittimi interessi di VOLVO risiedono nella gestione delle operazioni di routine; oppure, VOLVO deve trattare determinati dati personali per esaminare lo stato delle proprie apparecchiature IT, caso in cui i legittimi interessi di VOLVO risiedono nella protezione delle proprie apparecchiature.

In casi eccezionali ed esclusivamente laddove non possano essere applicate altre basi giuridiche, VOLVO può richiedere il consenso al trattamento dei dati personali dell'utente. Qualora sia usato, il consenso può essere revocato in qualunque momento, ferma restando la liceità del trattamento basato sul consenso prima di tale revoca.

VOLVO tratterà i dati personali dell'utente, come sopra esemplificato, per gli scopi indicati di seguito.

Amministrazione (di norma su base di obblighi contrattuali e/o equilibrio degli interessi).

• Consente la registrazione dell'utente nei sistemi VOLVO e l'amministrazione generale dell'incarico dell'utente presso VOLVO
• Consente un uso corretto delle licenze
• Consente di mantenere aggiornato l'organigramma aziendale e i registri dei consulenti, compresa la produzione di rapporti e statistiche a uso interno
• Consente il follow-up dei progetti

Reportistica (di norma su base di obblighi legali e/o equilibrio degli interessi)

• Consente la comunicazione con le autorità secondo quanto stabilito dalla legge
• Consente di tenere traccia degli orari di lavoro a scopo di fatturazione per il datore di lavoro dell'utente

Ambiente di lavoro e sicurezza di prodotto (di norma su base di obblighi legali e/o equilibrio degli interessi)

• Consente a VOLVO di adempiere ai propri obblighi di fornire un ambiente di lavoro sicuro (compresi il controllo e la prevenzione di accessi non autorizzati alle strutture o alle apparecchiature di VOLVO) e ad altri obblighi relativi all'ambiente di lavoro ai sensi delle leggi in materia o dalle leggi sul lavoro
• Consente a VOLVO di adempiere ai propri obblighi correlati alla sicurezza e alla qualità dei prodotti

Sviluppo e attività dell'utente (di norma su base di obblighi legali e/o contrattuali e/o equilibrio degli interessi)

• Consente lo svolgimento di attività concernenti lo sviluppo delle competenze
• Consente di svolgere e suggerire attività di studio e formazione

Attività legate al lavoro dei dipendenti (di norma su base di obblighi legali e/o contrattuali e/o legittimi interessi)

• Consente l'esecuzione delle mansioni dell'utente, ad esempio scrivere e-mail, redigere documenti, rapporti, presentazioni, progetti ecc.
• Consente i viaggi di lavoro
• Consente di rispondere a domande poste dall'utente/dal suo manager VOLVO/dalle Risorse Umane concernenti l'incarico dell'utente o apparecchiature/servizi IT o la fornitura di supporto necessario per lo svolgimento delle mansioni dell'utente
• Consente il follow-up in base alle policy VOLVO, compreso il Codice di condotta del Gruppo Volvo e le policy IT di VOLVO, come applicabile di volta in volta, per garantire il rispetto di tali policy e indagare in caso di sospette attività proibite

Ricerca e sviluppo e risoluzione di problemi di qualità (di norma su base di legittimi interessi)

• Consente di condurre le attività di ricerca e sviluppo correlate ai prodotti Volvo (ad esempio i camion) che prevedono l'uso di dati generati dal veicolo in caso di uso di un prodotto di proprietà di Volvo (vedere sopra)
• Consente di risolvere problemi di qualità correlati ai prodotti Volvo (ad esempio i camion) che prevedono l'uso di dati del veicolo in caso di uso di un prodotto di proprietà di Volvo (vedere sopra)

VOLVO otterrà i dati personali prevalentemente dall'utente stesso, dal manager VOLVO di questi, dal suo datore di lavoro o dalle Risorse Umane oppure da altre terze parti indicate a VOLVO dall'utente per l'ottenimento dei dati personali che lo riguardano. Alcuni dati personali possono anche essere generati in modo automatico dal sistema IT di VOLVO, ad esempio per la creazione dell'id-utente.

I dati personali sono un requisito necessario allo svolgimento del contratto di consulenza, che non può essere stipulato in assenza dei dati personali richiesti.

Di norma, VOLVO non condividerà i dati dell'utente con nessuno al di fuori del Gruppo Volvo, salvo qualora sia prescritto da leggi o normative. VOLVO potrà tuttavia, qualora fosse necessario per adempiere allo scopo del trattamento dei dati personali, condividere i dati personali dell'utente con altre aziende del Gruppo Volvo, ivi comprese aziende al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo (UE/SEE). Volvo potrà inoltre, qualora fosse necessario per adempiere allo scopo del trattamento dei dati personali, condividere i dati personali dell'utente con fornitori terzi, compresi fornitori al di fuori dell'UE/SEE.

VOLVO si assicurerà che siano attuate misure appropriate per garantire livelli di protezione adeguati per i dati personali dell'utente, come stabilito dalle leggi vigenti in materia di protezione dei dati. Ciò può includere ad esempio l'uso di accordi interaziendali o esterni per il trattamento dei dati, basati sulle clausole contrattuali tipo approvate dall'UE o su altri meccanismi riconosciuti o approvati di volta in volta dalle autorità. Per eventuali domande sul trasferimento, contattare il GPO Office VOLVO.

Di norma, VOLVO conserverà i dati personali dell'utente per il periodo del contratto di consulenza. Al termine del contratto di consulenza, VOLVO conserverà solo i dati ritenuti necessari per l'esecuzione degli scopi per cui erano stati raccolti e solo ed esclusivamente fino al raggiungimento di tali scopi o, se oltre, per il tempo che può essere richiesto per rispettare obblighi legali locali o per soddisfare le normative vigenti in caso di controversia o rivendicazione reale, minacciata o preannunciata.  

L'utente ha il diritto di richiedere a VOLVO informazioni sui dati personali elaborati da VOLVO e l'accesso a tali dati personali. L'utente ha inoltre il diritto di richiedere la correzione dei dati personali qualora siano errati e la cancellazione degli stessi. Inoltre, l'utente ha il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali, il che significa che l'utente chiede a VOLVO di limitare il trattamento dei dati personali in determinate circostanze. L'utente può altresì esercitare il diritto di opporsi al trattamento basato sui legittimi interessi o al trattamento per finalità di marketing diretto. Se l'elaborazione dei dati personali da parte di VOLVO è basata sul consenso o sugli obblighi contrattuali o è automatica, l'utente ha il diritto alla portabilità dei dati (ovvero al trasferimento dei dati personali a un altro responsabile).

All'utente è sempre riconosciuta la possibilità di presentare presso un'autorità di controllo eventuali reclami concernenti il trattamento da parte di VOLVO dei dati che lo riguardano. Per ulteriori informazioni relative ai sopracitati diritti e su come esercitarli, contattare il GPO Office VOLVO. 

Ulteriori informazioni sui diritti degli interessati